Managementassistent (30 uur)

Vind jij organiseren, samenwerken en overzicht belangrijk? En heb je een scherp oog voor planning en bestuurlijke processen? Werk jij nauwkeurig en ben je een echte spin in het web? Dan hebben we bij de gemeente Westerwolde de perfecte vacature voor jou! 

Wij zijn op zoek naar een managementassistent voor 30 uur per week

Wat ga jij doen?
Als managementassistent ondersteun je de managers Bedrijfsvoering en Mens & Omgeving. Je zorgt voor structuur, overzicht en een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden. Je werkt zelfstandig, bent goed georganiseerd en weet de juiste prioriteiten te stellen.

Je belangrijkste werkzaamheden:

• Je beheert agenda's van de twee managers en plant afspraken met interne en externe partijen;
• Je signaleert knelpunten in de planning en stelt prioriteiten;
• Je bereidt vergaderingen voor, stelt agenda's op en verzorgt de verslaglegging;
• Je bewaakt acties, afspraken en deadlines;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
• Je organiseert en ondersteunt overleggen, bijeenkomsten en werkbezoeken;
•  Je verzorgt correspondentie, dossiers en informatievoorziening;
• Je ondersteunt projectleiders en projecteigenaren bij organisatiebrede projecten en bewaakt daarbij de voortgang, planning en projectdocumentatie.
• Je signaleert knelpunten in werkprocessen en doet verbetervoorstellen.

Bij afwezigheid van de directieassistente neem je de volgende taken waar:

• Je beheert de agenda van de gemeentesecretaris;
• Je ondersteunt het proces van bestuurlijke besluitvorming;
• Je controleert en coördineert stukken richting besluitvorming;
• Je bewaakt deadlines en signaleert ontbrekende informatie.

Wie zijn jouw nieuwe collega’s?
Je maakt onderdeel uit van een team van secretaresses binnen de organisatie. Je werkt nauw samen met collega-ondersteuners, management en bestuur. Samen zorgen we voor een goede ondersteuning van de organisatie. We helpen elkaar waar nodig, delen kennis en werken in een prettige en informele sfeer. We zoeken een collega die de samenwerking actief opzoekt en hier een positieve bijdrage aan levert.

Wat breng je mee?

• MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting;
• Aantoonbare werkervaring in een ondersteunende functie;
• Ervaring met agendabeheer en digitale systemen;
• Ervaring binnen een gemeente of andere publieke organisatie is een pré.

Daarnaast beschik je over de volgende competenties:

• Je communiceert gemakkelijk met collega's en externe contacten;
• Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid voor je werk;
• Je bent flexibel en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden.

Wie zijn wij?
 Wij zijn een groene gemeente met in verhouding weinig inwoners. We hebben veel cultureel erfgoed in een groot en afwisselend gebied. Het is hier aangenaam wonen, werken en recreëren. Een gebied waar mensen zich mee verbonden voelen. Een uniek gebied waar we trots op zijn en die trots willen we uitdragen!

Kom jij bij ons werken? Dan werk je samen met bijna 300 collega’s voor onze inwoners en het liefst mét onze inwoners.

Ideeën en plannen uit de gemeente ondersteunen en stimuleren we. Dat doen we met lef en daarbij doen we dingen soms anders dan normaal. We kijken eerst hoe we mensen met elkaar kunnen verbinden zodat ze het zelf kunnen doen. Lukt dat niet, dan helpen we graag een handje.

Wat bieden we je?

• Een afwisselende functie waarin je je talenten kwijt kunt en jezelf kunt ontwikkelen.
• De functie is gewaardeerd in schaal 6 (maximaal € 3.743,00 bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek).
• Je krijgt eerst een arbeidsovereenkomst voor een jaar. Bevalt jou en ons dit goed dan bieden we je graag een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aan.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% (geld dat je maandelijks flexibel kunt inzetten voor zelfgekozen doelen).
• In Westerwolde is hybride werken de standaard. Dat houdt in dat je deels thuis en deels op kantoor werkt, hier hoort een laptop en mobiele telefoon bij. Om je thuiswerkplek “arboproof” in te richten, kun je een eenmalig budget van € 1.000,- ontvangen.   
• We bieden een kilometervergoeding woon-werkverkeer (€ 0,25 per km) en een thuiswerkvergoeding (€ 3,25 per thuiswerkdag) op declaratiebasis. Voor dienstreizen ontvang je € 0,37 per kilometer. 
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP inclusief een extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid. Een geruststellende gedachte, mocht je hier ooit mee te maken krijgen.
• Kom je in onze prachtige gemeente wonen? Dan kun je gebruikmaken van onze verhuiskostenregeling 

Wat je ook nog moet weten:

• De ingangsdatum van je werkzaamheden is zo spoedig mogelijk. Daarbij houden we natuurlijk rekening met je eventuele huidige werk. 
• Deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern geplaatst. Bij gelijke geschiktheid hebben medewerkers van de gemeente Westerwolde voorrang. 
• Verder is voor deze functie een Verklaring omtrent het Gedrag vereist.

Ben je enthousiast over deze functie? 

Mooi! Laat het ons op jouw eigen manier uiterlijk 20 augustus a.s. weten door te solliciteren via de paarse knop. De sollicitatiegesprekken staan gepland op woensdagmiddag 26 augustus a.s. 

Wil je meer weten over de functie? 

Neem dan contact op met Rijnmara Schnieders. Voor vragen kun je bellen naar (0599) 320 220 of mailen naar r.schnieders@westerwolde.nl.  

 Laat jij je meevoeren door Westerwolde? We zien je sollicitatie met enthousiasme tegemoet!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature is niet gewenst!