Medewerker administratieve en secretariële ondersteuner

Waarom hebben wij jou nodig?

Ben jij goed in organiseren, houd je overzicht en krijg je er energie van als alles goed geregeld is? Zie jij wat er nodig is, pak je zaken uit jezelf op en denk je graag een stap vooruit? Dan zoeken wij jou voor ons secretariaat.

Met ruim 61.500 inwoners is Midden-Groningen de derde gemeente van de provincie Groningen. Je vindt hier karakteristieke dorpen, weidse natuur én een bruisend centrum, vlak bij de stad Groningen. Een gemeente met veel kwaliteiten én stevige uitdagingen. Samen met inwoners, ondernemers en partners werken we aan een plek waar iedereen prettig kan wonen, werken en ondernemen. We geven ruimte aan initiatieven en werken vanuit vertrouwen, verantwoordelijkheid en vrijheid.

Je houdt overzicht, kijkt vooruit en zorgt dat afspraken goed worden georganiseerd. Daarnaast zie je waar je werk uit handen kunt nemen en pak je dit proactief op. Teamleiders geven jou daarbij het vertrouwen en de ruimte om jouw rol goed in te vullen. Je hoeft niet alles al te kunnen. We vinden het vooral belangrijk dat je servicegericht en nauwkeurig bent, graag organiseert, digitaal vaardig bent en initiatief toont.

Domein Bedrijfsvoering

Om onze maatschappelijke ambities waar te maken, is een sterke organisatie onmisbaar. Binnen dit domein werken we daarom aan slimme processen, goede ondersteuning en een stevige basis voor de organisatie.

Over het team

Team secretariaat ondersteunt teams en teamleiders in de hele organisatie. Daarin hebben we verschillende rollen, functies en taken: van ondersteunend en administratief tot meer inhoudelijk. We denken mee en ondersteunen programma's, projecten en de OR. Als medewerker administratieve en secretariële ondersteuning zorg jij ervoor dat teamleiders en teams hun werk goed kunnen doen. Agendabeheer is een belangrijk onderdeel van het werk.

Wat ga je doen?

Agendabeheer is de basis van jouw werk. Je beheert en bewaakt de agenda van één of meerdere teamleiders, plant afspraken en overleggen en signaleert op tijd wanneer iets aandacht nodig heeft.

Daarnaast ondersteun je waar dat nodig en passend is. Wat je precies oppakt, verschilt per teamleider en hangt ook af van jouw ervaring en kwaliteiten. Je wacht daarbij niet alleen af wat er wordt gevraagd. Je denkt vooruit, ziet waar je kunt ondersteunen en bespreekt wat je zelfstandig kunt overnemen. De verdere invulling geef je samen met de teamleider vorm.

Met wie werk jij samen?

Je werkt nauw samen met je collega's van het secretariaat en met teamleiders en collega's uit verschillende teams, programma's en projecten. Met de teamleiders die je ondersteunt, bouw je een goede werkrelatie op. Daarnaast heb je waar nodig contact met externe partijen, bijvoorbeeld voor het organiseren van afspraken of bijeenkomsten.

Waarom je deze functie niet wilt mislopen

Verantwoordelijkheid

Je krijgt ruimte en vertrouwen om werkzaamheden zelfstandig te organiseren en op te pakken.

Afwisselend werk

Je ondersteunt verschillende onderdelen van een gemeente die volop in ontwikkeling is.

Ruimte om te groeien

Je krijgt ruimte om te leren, ervaring op te doen en jouw talenten verder te ontwikkelen.

Wat breng jij mee?

We zoeken een enthousiaste en dienstverlenende collega met organisatietalent. Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en blijft rustig als er veel tegelijk gebeurt. Je neemt initiatief, denkt vooruit en vindt het prettig om anderen werk uit handen te nemen. Ben je leergierig en wil je jezelf verder ontwikkelen in het vak? Dan nodigen we je zeker uit om te reageren.

Verder vragen we

• Een mbo-opleiding niveau 4 in een secretariële richting óf gelijkwaardige relevante kennis en ervaring;
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft 365;
• Het vermogen om zelfstandig te werken of je dit snel eigen te maken;
• Een proactieve en dienstverlenende houding.

Ervaring met of interesse in het toepassen van AI in je dagelijkse werk is een pré. We vinden het belangrijk dat je nieuwsgierig bent naar mogelijkheden om werkzaamheden slimmer en efficiënter uit te voeren.

Wat bieden wij jou

Een functie waarin je echt bijdraagt aan een gemeente die volop in ontwikkeling is. Je werkt aan actuele vraagstukken en krijgt de ruimte om daar op jouw manier invulling aan te geven.

Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 24 uur per week in schaal 6 Cao Gemeenten, met een goed pensioen en een Individueel Keuzebudget van 18,25%. Dit budget zet je in zoals het bij jou past, bijvoorbeeld voor extra verlof of persoonlijke ontwikkeling.

We vinden het belangrijk dat je je blijft ontwikkelen. Daarom bieden we trainingen, workshops en toegang tot ons studieplatform. Je werkt hybride en krijgt daarvoor de juiste faciliteiten, zoals een laptop en telefoon.

Kijk op onze website voor meer informatie over wat wij jou te bieden hebben: https://werkenbij.midden-groningen.nl/pagina/wat-wij-jou-bieden

Enthousiast geworden?

Laat deze vacature gerust even bezinken, maar wacht niet te lang. We maken graag kennis met jou en de ervaring die je meebrengt.

We beoordelen de reacties gedurende de looptijd van de vacature. Zien we een goede match? Dan kunnen we al vóór de sluitingsdatum met geschikte kandidaten in gesprek gaan en de vacature eerder sluiten.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure vind je via: https://werkenbij.midden-groningen.nl/pagina/sollicitatieprocedure